Gestão documental no RH para reduzir riscos: saiba como organizar

Faz parte da rotina do profissional de Recursos Humanos lidar com uma série de documentos, relacionados a admissões, desligamentos, contratos, documentos funcionais, registros trabalhistas e informações pessoais. Em muitas empresas, parte deste acervo ainda permanece em arquivos físicos, pastas e caixas acumuladas ao longo dos anos, o que pode dificultar consultas, ocupar espaço e aumentar os riscos de segurança e conservação das informações.

Para setores como o RH, que necessita ter rastreabilidade e fácil acesso a documentações, não basta apenas organizar papéis. A gestão documental deve estabelecer critérios para classificação, acesso, prazo de guarda, digitalização e destinação de cada tipo de documento, de acordo com a legislação aplicável e as necessidades da organização. 

— O documento deixou de ser apenas um registro do passado para se tornar um ativo estratégico do presente. Em um cenário guiado por governança, conformidade legal, como a LGPD, e agilidade operacional, o acesso rápido à informação define a eficiência de uma organização — afirma Daniel Francisco Begnini, sócio-proprietário da Zyon Tecnologia, empresa especializada em gestão de documentos. 

Para um profissional de RH, a demanda de encontrar informações e documentos antigos pode ser frequente. Muitas vezes, a empresa necessita de informações sobre um funcionário, documentos para auditoria, fiscalização ou até um processo trabalhista. 

Quando esses documentos não estão classificados e indexados, a busca pode depender de arquivos físicos, pastas individuais e caixas sem organização adequada. Além do tempo empregado pelas equipes, existe o risco de documentos não serem localizados, estarem deteriorados ou permanecerem acessíveis a pessoas que não deveriam consultar determinadas informações.

Outro ponto é que nem todos os documentos precisam ser mantidos pelo mesmo período. A definição do ciclo de vida deve considerar a natureza de cada registro e as exigências legais aplicáveis. Por isso, manter arquivos indefinidamente também gera gastos desnecessários para a empresa. 

Uma estrutura arquivística adequada permite estabelecer quais documentos devem ser preservados, por quanto tempo e em quais condições. Estratégias como o Plano de Classificação Documental (PCD) e a Tabela de Temporalidade Documental (TTD) ajudam a definir esses critérios e dão respaldo técnico aos processos de guarda e eliminação autorizada.

Do arquivo físico à gestão estruturada

A gestão documental voltada ao RH começa antes da digitalização. Na Zyon, o trabalho parte do diagnóstico do acervo para identificar volume, condições de conservação, tipos documentais e necessidades da organização.

Com a avaliação, podem ser desenvolvidos instrumentos arquivísticos, além de processos de higienização, triagem, classificação, indexação e acondicionamento. Os documentos físicos que precisam ser preservados podem permanecer em guarda técnica, com controle do acervo, rastreabilidade e logística para consultas.

Quando os prazos de guarda são encerrados, a destinação segue os critérios definidos pela Tabela de Temporalidade e pela legislação aplicável. Dessa forma, a organização evita o descarte indevido e o acúmulo de documentos que já poderiam ter outra destinação.

Digitalização certificada e acesso controlado

Depois da organização arquivística, a digitalização pode ser utilizada para ampliar o acesso às informações e reduzir a dependência dos arquivos físicos. Mas esse processo exige critérios técnicos.

A Zyon Tecnologia realiza digitalização conforme o Decreto nº 10.278/2020, com assinatura digital no padrão ICP-Brasil, indexação, metadados, reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e captura em alta resolução. O objetivo é estruturar os documentos digitais para que possam ser consultados e administrados de maneira organizada.

Ainda, a empresa atua com a implantação de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED). A plataforma permite organizar os arquivos, realizar buscas por informações indexadas e estabelecer diferentes níveis de acesso e permissões.

Menos tempo na busca e mais controle para o RH

A organização documental contribui para aumentar a eficiência das equipes. Em vez de mobilizar profissionais para procurar uma pasta física ou localizar uma caixa específica, o acesso a um documento estruturado digitalmente pode ocorrer por meio de mecanismos de busca.

Essa prática pode facilitar atividades como consultas a documentos funcionais, atendimento a solicitações internas, preparação para auditorias e localização de informações necessárias em processos trabalhistas ou jurídicos. Ao mesmo tempo, a redução do acervo físico pode liberar espaços nas instalações da empresa e diminuir a necessidade de manter documentos sem critérios definidos.

— A transformação digital não ocorre apenas com a compra de softwares, mas sim com a organização da informação que alimenta esses sistemas. Organizações que adiam a gestão documental acumulam passivos jurídicos e operacionais que crescem exponencialmente a cada ano. Iniciar a estruturação do acervo hoje é o passo decisivo para garantir uma transição digital segura, eficiente, com plena validade jurídica e alinhada às melhores práticas de governança moderna —  destaca o CEO da Zyon Tecnologia.